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電話錄音系統協助企業完善電話管理制度

2012/12/8 11:47:11      點擊:

電話與傳真管理制度

 

為規范各部門電話與傳真的使用,保證業務的正常開展特制訂本制度。

需求申報
一、 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。
二、 電話的與傳真的需求申報由部門經理填寫《辦公用品需求申請表》,根據表格規定的內容填寫。
三、 部門經理負責將填寫完畢的《辦公用品需求申請表》呈報中心總監,中心總監從中心的實際需求角度考慮并在《辦公用品需求申請表》進行批示。
四、 部門經理負責將中心總監批示的表格送交人力資源部經理。
五、 人力資源部經理對表格的內容進行初審后呈報總經理進行批示。
六、 總經理同意采購由人力資源部經理指派行政專員負責詢價、采購。

使用管理
一、 各部門電話與傳真的使用由該部門經理或由部門經理指定人員負責。
二、 上班時間禁止利用公司電話進行私人聊天、炒股等非業務活動。
三、 各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調至 "加鎖"狀態,鑰匙由部門經理或其指定人員保管。部門經理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經理承擔。
四、 員工因業務需打長途電話,需在"長途電話記錄"上簽字,并經部門經理或部門經理指定的電話人簽字同意。
五、 員工因私需打長途電話應向部門經理或其指定人員說明,并在《長途電話記錄》上簽字,經部門經理或部門經理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內扣除。
六、 員工所發傳真應使用公司統一的封面與格式,內容應經部門經理審核無誤后再傳真,部門經理不在可以直接由中心總監進行審核。公司員工不能將未經審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
七、 各部門應在每月25日將本部門的《長途電話記錄》送交人力資源部。
八、 人力資源部負責將各部門的《長途電話記錄》備案,并根據記錄內容,計算員工應當扣減的話費。
九、 所有電話均安裝佳百特 - 電話錄音系統,24小時錄音備查。

維修與報停
一、 各部門電話與傳真的報停由部門經理或其指定人員負責。
二、 電話或傳真出現故障部門經理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業人員進行維修,部門非專業人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經理共同承擔責任。
三、 各部門長途電話或傳真需要報停時,應由部門經理或其指定人員提前3天通知人力資源部經理,由人力資源部指定行政專員處理。本制度由人力資源部負責解釋,總經理批準即日頒行。

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